1.PENGENALAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

Pembahasan

Informasi (termasuk data) adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer, selain Manusia, Material, Mesin dan Uang. Sumber daya manusia, material, mesin dan uang digunakan istilah sumber daya fisik sedangkan Informasi dan data dengan istilah sumber daya konseptual. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Semakin besar skala operasi perusahaan, manajer semakin mengandalkan informasi dan sangat mungkin menggangap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.

Manajemen Informasi

Adalah seluruh aktifitas memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat (McLeod, 1998)

·         Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan

 Ada 2 alasan kenapa para manajer sekarang ini, memberikan perhatian yang semakin besar terhadap manajemen informasi.

Alasan pertama:

Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat yaitu:

1.       Pengaruh Ekonomi Internasional

2.       Persaingan Dunia

3.       Kompleksitas Teknologi yang Meningkat

4.       Batas waktu yang Singkat

5.       Kendala kendala Sosial

Alasan kedua:

Ø  Kemampuan komputer yang semakin baik

Ø  Keberadaan alat untuk memecahkan masalah

Ø  Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

Manajer adalah seseorang yang bertanggungjawab untuk mengarahkan penggunaan segala jenis sumber.

Ketrampilan yang harus dimiliki oleh manajer, yaitu :

1.       Komunikasi

Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis.

2.       Pemecahan masalah

Pemecahan masalah sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.

Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

3.       Pemahaman komputer
Memahami komputer yaitu memiliki pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer dsb.

4.        Pemahaman informasi
Memahami informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

 Dalam pengelolaan manajemen informasi pada perusahaan , manajer sangatlah berperan penting, sehingga untuk mendukung hal tersebut manajer harus memiliki beberapa keahlian dan pengetahuan manajemen.

1.       Keahlian Manajemen

 Seorang manajer yang berhasil banyak memiliki keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah.

a.       Keahlian komunikasi
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan dan tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo, e_mail dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, menggunakan telpon,voice mail,meninjau fasilitas, makan bisnis, dan kunjungan sosial.

b.      Keahlian Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah (Problem Solving) sebagai semua kegiatan yang mengarah pada solusi suatu permasalah. Masalah dianggap sebagai sesuatu yang buruk , karena sedikit yang menganggap masalah sebagai sesuatu untuk meraih kesempatan.
Masalah secara negatif sebagai suatu kondisi atau kejadian yang berbahaya atau mungkin membahayakan suatu perusahaan , atau secara positif sebagai sesuatu yang menguntungkan atau mungkin menguntungkan . Hasil dari aktifitas pemecahan masalah adalah solusi. Selama pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (Decision Making), yaitu tindakan memilih dari beberapa alternatif tindakan. Keputusan (Decision) adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

2.       Pengetahuan manajemen

 Ada dua jenis pengetahuan manajer yang merupakan kunci di dalam manajemen informasi menggunakan komputer yaitu : Mengerti komputer dan mengerti informasi.

Mengerti komputer yaitu pengetahuan mengenai komputer yang mencakup pengertian mengenai istilah-istilah komputer, pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer, serta kemampuan menggunakan komputer dsb.

Mengerti informasi yaitu pengetahuan yang meliputi bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah, di mana informasi diolah, dan bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

2.1. Manajer dan Sistem
Ahli-ahli manajemen sering mengatakan bahwa seorang manajer harus memandang organisasinya sebagai suatu sistem.

A.       Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu oerganisasi seperti perusahaan atau area fungsional dalam perusahaan ( Pemasaran, Sumber Daya Manusia, Keuangan, Manufaktur, dll) cocok dengan definisi ini.

B.      Elemen Sistem
Sebuah sistem tidak memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi memiliki susunan dasar yang sama. ( Input, Output, Transformasi, Mekanisme pengendalian, Tujuan)

Sumber daya Manajemen Informasi :

1.       Sumber daya FISIK : manusia, mesin, material, uang.

2.       Sumber daya KONSEPTUAL : Informasi (termasuk data).

Tugas manajer mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan secara efektif.

Keterampilan adalah kemampuan atau kemahiran di bidang tertentu.

Keterampilan teknis adalah kemampuan untuk menggunakan teknik proses atau pengetahuan.. Mereka menghadapi sesuatu.

Sejak manajer kurang dan panduan lebih, mengelola orang lain dapat memiliki efek korosif pada kemampuan Anda sendiri.. Banyak manajer menemukan bahwa keterampilan komputer mereka tidak sebagus orang-orang yang bekerja untuk mereka. Apa yang akan terjadi jika Anda kehilangan posisi manajerial? Dalam era ini proyek-proyek dan tim, mantan manajer harus tahu teknologi yang cukup untuk mendapatkan pekerjaan Jika Anda belum memperbarui keterampilan, kita mulai sekarang.

. Identifikasi suatu daerah dalam sebuah organisasi dan teknologi khusus sendiri.. Jelaskan bagaimana Anda akan dapat tetap up-to-date teknologi.

Sistem Manajemen Perusahaan

Manajemen dimulai dengan defenisi yang kompleks dan mencakup aspek-aspek penting pengelolaan, sehingga manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggotaorganisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuanorganisasi yang telah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain.Jadi, manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer,tanpa harus memperdulikan keterampilan para manajer, sehingga harusmelaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapaitujuan-tujuan yang mereka inginkan.Para ahli sepakat (Wickham Skinner, 1969) bahwa terdapat empat fungsi dasar yang dilaksanakan oleh manejer yaitu

Data dan Informasi

Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber daya , namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi(information processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem koseptual, yang meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer dan kombinasinya.

Komputer sebagai Elemen dalam Sisitem Informasi

Komputer menjadi suatu pendukung yang penting dalam merubah suatu data menjadi informasi-informasi yang di butuhkan.

Evolusi Sistem Informasi Berbasis komputer

Evolusi sistem informasi di bagi menjadi 5 yaitu :

1.        Fokus Awal pada Data

Pada awal perkembangannya (pertengahan abad dua puluh) penggunaan komputer hanya terbatas untuk aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer adalah pengolahan data elektronik atau electronic data processing (EDP).

2.       Fokus pada Informasi
Seiring dengan berkembangnya teknologi komputer yang memiliki kemampuan proses yang lebih cepat, maka muncul konsep SIM yang menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen disetiap area fungsional dan level aktivitasnya.

3.       Fokus pada Pendukung Keputusan
Michael S. Scott Morton, Anthony Gorry dan Peter G. W. Keen, ilmuwan informasi pada Massachusetts Institute of Technology (MIT) memformulasikan konsep yang disebut sistem pendukung keputusan atau decision support system (DSS).

4.       Fokus pada Komunikasi
Pada saat DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain : otomatisasi kantor atau office automation (OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

5.        Fokus pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI), bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar atau expert system (ES), mendapat paling banyak perhatian. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area.

Upaya Pencapaian Sistem Informasi Berbasis Komputer

Upaya agar dapat tercapainya sistem ini adalah kita harus dapat melakukan fase-fase yaitu :

·         Perencanaan

·         Analisis dan desain

·         Implementasi

·         Operasi dan kontrol

Sumber : http://emeliadesriyanti.blogspot.com/2012/10/pengenalan-pada-manajemen-informasi.html