Definisi Pengendalian Internal menurut COBIT
COBIT mengadopsi definisi pengendalian dari COSO yaitu : “Kebijakan, prosedur, dan praktik, dan struktur organisasi yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang wajar bahwa tujuan organisasi dapat dicapai dan hal-hal yang tidak diinginkan dapat dicegah atau dideteksi dan diperbaiki”. Sedangkan COBIT mengadaptasi definisi tujuan pengendalian (control objective)dari SAC yaitu : “Suatu pernyataan atas hasil yang diinginkan atau tujuan yang ingin dicapai dengan mengimplementasikan prosedur pengendalian dalam aktivitas IT tertentu”.
Komponen tujuan pengendalian (control objectives) COBIT ini terdiri atas 4 tujuan pengendalian tingkat-tinggi ( high-level control objectives ) yang tercermin dalam 4 domain, yaitu : planning & organization , acquisition & implementation ,delivery & support , dan monitoring.
Ringkasan Konsep Pengendalian Internal COBIT dilihat dari berbagai sudut pandang
Pengguna Utama
COBIT di rancang untuk digunakan oleh tiga pengguna yang berbeda yaitu :
- Manajemen : untuk membantu mereka menyeimbangkan antara resiko dan investasi pengendalian dalam sebuah lingkungan IT yang sering tidak dapat diprediksi.
- User : untuk memperoleh keyakinan atas layanan keamanan dan pengendalian IT yang disediakan oleh pihak internal atau pihak ketiga.
- Auditor : untuk medukung/memperkuat opini yang dihasilkan dan/atau untuk memberikan saran kepada manajemen atas pengendalian internal yang ada.
Tujuan Pengendalian Internal bagi Organisasi
Operasi yang efektif dan efisien
Keefektifan berkenaan dengan informasi yang diperoleh harus relevan dan berkaitan dengan proses bisnis yang ada dan juga dapat diperoleh tepat waktu, benar, konsisten, dan bermanfaat. Sedangkan keefisienan berkaitan dengan penyediaan informasi melalui sumber daya (yang paling produktif dan ekonomis) yang optimal.
Kerahasiaan
Menyangkut perhatian atas perlindungan informasi yang sensitif dari pihak-pihak yang tidak berwenang.
Integritas
Berkaitan dengan akurasi dan kelengkapan dari informasi dan juga validitasnya sesuai nilai-nilai dan harapan bisnis.
Ketersedian Informasi
Berkaitan dengan informasi harus dapat tersedia ketika dibutuhkan oleh suatu proses bisnis baik sekarang maupun di masa yang akan datang. Ini juga terkait dengan pengamanan atas sumber daya yang perlu dan kemampuan yang terkait.
Pelaporan keuangan yang handal
Berkaitan dengan pemberian informasi yang tepat bagi manajemen untuk mengoperasikan perusahaan dan juga pemenuhan kewajiban mereka untuk membuat pelaporan keuangan.
Ketaatan terhadap ketentuan hukum dan peraturan
Terkait dengan pemenuhan sesuai dengan ketentuan hukum, peraturan, perjanjian kontrak, dimana dalam hal ini proses bisnis dipandang sebagai suatu subjek.
Domain
- Planning and organization
Domain ini mencakup strategi dan taktik, dan perhatian atas identifikasi bagaimana IT secara maksimal dapat berkontribusi dalam pencapaian tujuan bisnis. Selain itu, realisasi dari visi strategis perlu direncanakan, dikomunikasikan, dan dikelola untuk berbagai perspektif yang berbeda. Terakhir, sebuah pengorganisasian yang baik serta infrastruktur teknologi harus di tempatkan di tempat yang semestinya.
- Acquisition dan implementation
Untuk merealisasikan strategi IT, solusi TI perlu diidentifikasi, dikembangkan atau diperoleh, serta diimplementasikan, dan terintegrasi ke dalam proses bisnis. Selain itu, perubahan serta pemeliharaan sistem yang ada harus di cakup dalam domain ini untuk memastikan bahwa siklus hidup akan terus berlangsung untuk sistem-sisteem ini.
- Delivery and Support
Domain ini memberikan fokus utama pada aspek penyampaian/pengiriman dari IT. Domain ini mencakup area-area seperti pengoperasian aplikasi-aplikasi dalam sistem IT dan hasilnya, dan juga, proses dukungan yang memungkinkan pengoperasian sistem IT tersebut dengan efektif dan efisien. Proses dukungan ini termasuk isu/masalah keamanan dan juga pelatihan.
- Monitoring
Semua proses IT perlu dinilai secara teratur sepanjang waktu untuk menjaga kualitas dan pemenuhan atas syarat pengendalian. Domain ini menunjuk pada perlunya pengawasan manajemen atas proses pengendalian dalam organisasi serta penilaian independen yang dilakukan baik auditor internal maupun eksternal atau diperoleh dari sumber-sumber anternatif lainnya.
Kerangka kerja COBIT ini terdiri atas beberapa arahan ( guidelines ), yakni:
Control Objectives : Terdiri atas 4 tujuan pengendalian tingkat-tinggi ( high-level control objectives ) yang tercermin dalam 4 domain, yaitu: planning & organization , acquisition & implementation , delivery & support , dan monitoring .
Audit Guidelines : Berisi sebanyak 318 tujuan-tujuan pengendalian yang bersifat rinci (detailed control objectives ) untuk membantu para auditor dalam memberikanmanagement assurance dan/atau saran perbaikan.
Management Guidelines : Berisi arahan, baik secara umum maupun spesifik, mengenai apa saja yang mesti dilakukan, terutama agar dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :
- Sejauh mana Anda (TI) harus bergerak, dan apakah biaya TI yang dikeluarkan sesuai dengan manfaat yang dihasilkannya.
- Apa saja indikator untuk suatu kinerja yang bagus?
- Apa saja faktor atau kondisi yang harus diciptakan agar dapat mencapai sukses (critical success factors )?
- Apa saja risiko-risiko yang timbul, apabila kita tidak mencapai sasaran yang ditentukan?
- Bagaimana dengan perusahaan lainnya – apa yang mereka lakukan?
- Bagaimana Anda mengukur keberhasilan dan bagaimana pula membandingkannya.
The COBIT Framework memasukkan juga hal-hal berikut ini:
- Maturity Models – Untuk memetakan status maturity proses-proses TI (dalam skala 0 – 5) dibandingkan dengan “the best in the class in the Industry” dan juga International best practices
- Critical Success Factors (CSFs) – Arahan implementasi bagi manajemen agar dapat melakukan kontrol atas proses TI.
- Key Goal Indicators (KGIs) – Kinerja proses-proses TI sehubungan dengan business requirements
- Key Performance Indicators (KPIs) – Kinerja proses-proses TI sehubungan denganprocess goals.
Satu dari prinsip dalam COBIT 5 ini adalah pembedaan yang dibuat antara tata kelola (governance) dan pengelolaan (management). Selaras dengan prinsip ini, setiap organisasi diharapkan untuk melaksanakan sejumlah proses tata kelola dan sejumlah proses pengelolaan untuk menyediakan tata kelola dan pengelolaan enterprise IT yang komprehensif.
Ketika mempertimbangkan proses untuk tata kelola dan pengelolaan dalam konteks enterprise, perbedaan antara jenis-jenis proses tergantung kepada tujuan dari proses tersebut, antara lain :
- Proses tata kelola berhubungan dengan tujuan tata kelola, yaitu value delivery; manajemen resiko dan penyeimbangan sumber daya; serta termasuk praktik dan aktivitas yang dituju sesuai evaluasi pilihan strategis yang menyediakan arahan kepada IT dan memantau outcome (hal ini sesuai dengan konsep standar ISO 38500).
- Selaras dengan definisi pengelolaan, praktik dan aktivitas dari proses pengelolaan (management process) melingkupi tanggung jawab area perencanaan, pembangunan, pelaksanaan, dan pemantauan dari enterprise IT. Proses pengelolaan juga menyediakan cakupan end-to-end dari IT.
Walau outcome kedua jenis proses berbeda dan dimaksudkan untuk audience yang berbeda, secara internal, contohnya dari konteks prosesnya sendiri, semua proses membutuhkan aktivitas perencanaan, pembangunan (atau implementasi), eksekusi, dan pemantauan.
COBIT 5 tidaklah menentukan tetapi dari penjelasan di atas jelas bahwa COBIT 5 mendukung organisasi mengimplementasi proses tata kelola dan pengelolaan pada area yang dicakupi seperti yang dijelaskan pada gambar di bawah.
Dalam teorinya, perusahaan dapat mengorganisasi prosesnya apabila memungkinkan selama tujuan dasar tata kelola dan pengelolaan tercakupi. Perusahaan kecil memiliki proses yang lebih sedikit sedangkan perusahaan yang lebih besar atau rumit memiliki proses yang banyak. Semuanya mencakupi tujuan yang sama. Meskipun begitu, COBIT 5 juga menyertakan sebuah model referensi proses yang mendefinisikan dan menjelaskan secara rinci sejumlah proses tata kelola dan pengelolaan. Model referensi proses merepresentasikan semua proses yang secara normal ditemukan dalam sebuah perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan IT dengan demikian menyediakan sebuah model referensi umum yang dapat dimengerti untuk manajer bisnis dan It yang beroperasi dan juga auditor maupun penasehat.
Menggabungkan model operasional dan membuat sebuah bahasa umum untuk semua bagian bisnis yang terlibat dalam kegiatan IT merupakan salah satu hal yang paling penting dan langkah kritis menuju tata kelola yang baik (good governance). Selain itu, model referensi proses menyediakan kerangka kerja untuk mengukur dan memantau kinerja IT, mengomunikasikan dengan penyedia layanan, serta menyatukan praktik-praktik pengelolaan terbaik.
Model referensi proses COBIT 5 membagi proses tata kelola dan pengelolaan perusahaan IT ke dalam dua domain, yaitu domain tata kelola dan domain pengelolaan.
- Domain tata kelola mengandung lima proses tata kelola yang di dalam setiap prosesnya praktik evaluasi, pengarahan, dan pemantauan didefinisikan.
- Domain pengelolaan ada empat yang selaras dengan wilayah tanggung jawab perencanaan, pembangunan, pelaksanaan, dan pemantauan.
- Dalam COBIT 5, proses-proses juga mencakupi lingkup penuh dari kegiatan bisnis dan IT yang berhubungan dengan tata kelola dan pengelolaaan enterprise IT. Dengan demikian membuat model proses benar-benar enterprise-wide.
Model referensi proses COBIT 5 adalah penerus proses model COBIT 4.1 dengan mengintegrasikan proses model Risk IT dan Val IT. Gambar di bawah menggambarkan himpunan lengkap dari proses tata kelola dan pengelolaan dalam COBIT 5.
