4. PENDEKATAN SISTEM DALAM MEMECAHKAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

PENDAHULUAN

Masalah masalah yang kompleks sering terjadi di perusahaan perusaahan. Di sini di tuntut peran manajer untuk memecahkan masalah tersebut sebagai pembuat keputusan.dalam memecahkan suatu masalah manajer mengidentifikasi,mengembangkan,menyeleksi,menerapkan dan meninjak lanjuti untuk memastikan bahwa kapan solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

Manajer juga perlu melakukan pendekatan ke sebuah Sistem untuk mendapatkan solusi pemecahan masalah yang  tidak merugikan perusahaan.

PEMBAHASAN

A.    Pemecahan masalah

·         Pentingnya pemecahan masalah

Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

·         Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah

Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

B.     Pendekatan sistem

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.

1.      Mengenali kontroversi

2.      Menimbang klaim alternatif

3.      Membentuk penilaian

Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami. solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

Langkah-langkahnya adalah sbb:

1.       Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.

2.       Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.

3.       Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

C.    Upaya persiapan

·         Memendang perusahaan sebagai suatu sistem

Mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem.

·         Mengenal sistem lingkungan

Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting.

·         Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan

Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk.

D.    Upaya definisi

Upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).

Upaya definisi mencakup dua langkah:

a.       Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapat berupa perusahaan atau slah satu unitnya. Anais kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.

b.      Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.

o   Elemen satu = mengevaluasi standar.

§  Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran, dan kuota.

·         Standar harus sah

·         Standar harus realistis

·         Standar harus dimengerti

·         Standar harus terukur

o   Elemen dua = membandingkan output sistem dengan standar

§  Setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standar.

o   Elemen tiga = mengevaluasi manajemen

§  Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.

o   Elemen empat = mengevaluasi pengolahan informasi

§  Kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapakan.

o   Elemen lima = mengevaluasi input dan sumber daya input

§  Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik.

o   Elemen enam = mengevaluasi proses transformasi

§  Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output.

o   Elemen tujuh = mengevaluasi sumber daya output

§  Elemen masalah (dalam hal ini, manajemen ) harus dimengerti segera setelah teridentifikasi. Hakikat kekurangmampuan manajemen harus ditelusuri. Salah satu tugas yang paling pentign dihadapi oleh manajer adalah definisi masalah.

E.     Upaya pemecahan

a.        Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi

Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.

b.      Mengevaluasi berbagai alternatif solusi

Semua alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.

c.       Memilih solusi terbaik

Perlu memilih satu alternatif yang tampak paling baik.

d.      Menerapkan solusi

Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik.

e.       Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif

Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

F.     Menelaah pendekatan sistem

Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.

G.    Faktor-faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Merasakan masalah

Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :

·         Penghindar masalah (problem avoider)

Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.

·         Pemecah masalah (problem solver)

Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.

·         Pencari masalah (problem seeker)

manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan informasi

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka :

·         Gaya teratur (preceptive style)

Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.

·         Gaya menerima (receptive style)

Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :

·         Gaya sistematis (systematic style)

Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.

·         Gaya intuitif (intuitive style)

Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan situas.

KESIMPULAN

Dalam suatu perusahaan peranan Manajer sangatlah penting, bukan hanya motor untuk menggerakan perusahaan tetapi juga sebagai pemimpin.

Source : http://husnyarifuddin.blogspot.com/2011/10/pendekatan-sistem-dalam-pemecahan.html

Read More

3. MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

PENDAHULUAN

Pernahkan kita mendengar bahwa ada sebuah perusahaan yang tidak dapat bertahan ditengah persaingan ekonomi global sehingga mereka harus menurunkan gaji pokok serta memutasi karyawan, bahkan ada yang menutup perusahaan dan mengeluarkan karyawan. Hal ini terjadi karena adanya model sistem yang kurang tepat terhadap perusahaan bersangkutan. Dalam sebuah organisasi tentunya terdapat banyak permasalahan atau tantangan dalam mencapai sebuah tujuan. Oleh karena itu pembuatan model dan pendekatan yang tepat dalam mengatisipasi datangnya masalah adalah sebuah keharusan.

PEMBAHASAN

§  Definisi Model : penyederhanaan dari suatu objek. Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.

§  Jenis-jenis model

1.      Model Fisik

Model yang menggambarkan entity dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya. Seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb

2.      Model Naratif
Model yang menjelaskan entity secara tertulis/ lisan. Model ini digunakan sehari-hari. Co/: Penjelasan tertulis komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.

3.      Model Grafis
Model yang mewakili entitasnya dengan abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan penjelasan naratif.
Co/: laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti flowchart, DFD.

4.      Model Matematis
Model yang disajikan dalam rumus matematika atau persamaan
Co/: BEP = TFC / P – C
BEP : Break Event Point, TFC : Total Fixed Cost, P : Price, C : Cost

§  Kelebihan :

-          Tidak mengenal geografis (siapa saja yg mengerti simbol matematis tentu dapat mengerti model tersebut)

-          Ketepatan hubungan diantara bagian dari suatu obyek dapat dideskripsikan.

Sistem Konsep

1.      Sistem Simpul tertutup.

Sistem yang mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.

Perusahaan bisnis yang memiliki simpul feedback & mekanisme kontrol. Simpul feedbacknya adalah informasi. Mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.

2.      Sistem simpul terbuka.

Sistem yang tidak mempunyai simpul feedback & mekanisme kontrol.

Co/: Pemanas ruang listrik yang kecil & tidak mempunyai mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap. Bila pemanas ini dipasang maka akan mengeluarkan panas yg banyak atau sedikit.

Dimensi-dimensi Informasi

1.      Relevansi

2.      Akurasi

3.      Ketepatan Waktu

4.      Kelengkapan

Model Sistem Umum Perusahaan

PENDEKATAN SISTEM

Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien. Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).

TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM

1.      Usaha Persiapan

o   Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.

o   Mengenal sistem lingkungan.

o   Mengidentifikasi subsistem perusahaan.

2.      Usaha Definisi

o   Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.

Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.

o   Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :

1.      Mengevaluasi standar.

2.      Membandingkan output dengan standar.

3.      Mengevaluasi manajemen.

4.      Mengevaluasi pemroses informasi.

5.      Mengevaluasi input dan sumber daya input.

6.      Mengevaluasi proses.

3.      7.Mengevaluasi sumber daya output.

4.      Usaha Persiapan

o   Pertimbangan alternatif yang layak.

o   Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.

o   Memilih solusi terbaik.

o   Menerapkan solusi.

o   Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :

1.      Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.

2.      Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :

a.       Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.

b.      Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.

3.      Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah ( Problem solver) :

a.       Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.

b.      Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.

Kesimpulan

Dalam model sistem umum perusahaan kita dapat membuat sebuah model perusahaan berupa model fisik, naratif, grafis dan matematis. Jenis-jenis model tersebut berguna untuk membantu manajer untuk mengambil keputusan guna menentukan keberlangsungan hidup sebuah paerusahaan atau organisasi. Jadi dalam membuat sebuah organisasi atau perusahaan haruslah dibuat terlebih dahulu model sistemnya.

Source :

1.      http://blognyeanepunya.blogspot.com/2011/11/bab-iii-model-sistem-umum-perusahaan.html

Read More

2. E-COMMERCE

A.   Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik

Sumber daya manusia memiliki perhatian khusus pada masyarakat global dan serikat buruh. Jasa informasi berhubungan dengan pemasok perangkat keras dan perangkat lunak. Jasa informasi memainkan peranan yang berubah dan menentukan dalam hubungannya dengan lingkungan. Dan Pelayanan pelanggan melalui teknologi informasi menjadi semakin penting.

Perdagangan melalui jaringan elektronik dapat kita artikan secara sempit, bisa dikatakan perdagangan tersebut hanya mencakup transaksi bisnis yang merupakan hubungan antara pelanggan dengan pemasok dengan memanfaatkan jaringan internet, sehingga mempunyai anggapan bahwa tidak ada alternatif komunikasi dengan cara lain.

Saat ini kita dapat mendefinisikan bahwa perdagangan melalui jaringan elektronik (internet) itu melalui penggunaaan komputer untuk memudahkan semua operasi-operasi perusahaan. Operasi-operasi itu bersifat internal yaitu, dilakukan oleh perusahaan dalam bidang fungsional keuangan sumber daya manusia, jasa informasi, manufaktur, dan pemasaran. Beberapa bidang memiliki peranan utama untuk elemen-elemen tertentu. Sebagai contoh elemen keuangan, elemen keuangan berhubungan dengan masyarakat (nasabah/customer), dan pemegang saham. Kemudian, elemen jasa informasi mempunyai hubungan dengan pamasok perangkat keras dan perangkat lunak. Lalu, elemen manufaktur mempunyai tanggung jawab dalam hubungan dengan pamasok perusahaan dan serikat buruh.

·         Manfaat perdagangan melalui jaringan elektronik

Perusahaan-perusahaan yang ikut serta dalam perdagangan melalui jaringan elektronik harus menciptakan perbaikan di seluruh organisasi. Perbaikan tersebut diharapkan dapat menghasilkan 3 manfaat utama, yaitu :

1.      Pelayanan pelanggan yang lebih baik

2.      Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik

3.      Pengembalian atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat

Manfaat-manfaat tersebut memiliki kontribusi akan suatu stabilitas keuangan perusahaan dan memungkinkannya suatu persaingan yang lebih baik lagi dalam dunia bisnis yang semakin terikat dalam memanfaatkan teknologi komputer.

·         Kendala perdagangan melalui jaringan elektronik

Dalam perdagangan melalui jaringan elektronik, tidak semua perusahaan terlibat dalam keramaian perdagangan melalui jaringan elektronik tersebut. Survei tahun 1996 menyatakan bahwa 60% perusahaan menunjukan bahwa mereka tidak menerapkan pedagangan melalui jaringan elektronik dan tidak memiliki rencana untuk melakukannya dalam tiga tahun yang akan datang. Alasannya yaitu faktor keamanan. Mereka menunjukkan sikap kehati-hatiannya. Kendala perusahaan-perusahaan tersebut adalah:

1.      Biaya tinggi

2.      Masalah keamanan

3.      Perangkat lunak yang belum mapan atau belum tersedia

4.      Tidak semua perusahaan ikut dalam keramaian perdagangan melalui jaringan elektronik.

·         Jalan menuju perdagangan melalui jaringan elektronik

Ketika perusahaan memutuskan bahwa manfaat perdagangan melalui jaringan elektronik dapat diantisipasi dengan membuat suatu “jalan” keluar, mereka memahami bahwa penerapannya akan manjalankan suatu tugas besar. Rencana bisnis strategis akan mewujudkan suatu komitmen untuk menggunakan perdagangan melalui jaringan elektronik dengan tujuan mencapai keunggulan strategis. Perusahaan pertama akan mengumpulkan intelijen/partner bisnis agar dapat memahami peran potensial yang bisa dijalankan oleh setiap elemen lingkungan perusahaan. Setelah itu akan muncul komitmen untuk membentuk suatu sistem antar organisasi (IOS) melalui pertukaran data elektronik (EDI), IOS dicapai dengan mengikuti siklus hidup sistem (sistem life cycle – SLC) atau malakukan rancang ulang proses (BPR). Maka akan terwujud sistem berorientasi jaringan yang menggunakan sambungan langsung, jaringan bernilai tambah, internet, atau kombinasi lainnya.

Manfaat IOS terbagi dalam dua kategori :

B.   Strategi perdagangan melalui jaringan elektronik

Strategi perdagangan melalui jaringan elektronik dapat dilakukan dengan sistem antar organisasai (IOS) yaitu suatu kombinasi perusahaan-peusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai sistem tunggal. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.

C.     Sistem antar organisasi

·         Manfaat IOS (Intra Organizational system), yaitu:

1.        Sebagai efisiensi komparatif  internal dan antar organisasi

2.        Sebagai kekuatan tawar menawar suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan antara pemasok dengan pelanggannya yang terkadang menguntungkan dirinya.

Kekuatan ini berasal dari 3 hal: 

a.        Keistimewaan produk yang unik

b.        Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian

c.        Peningkatan biaya peralihan.

D.   Pertukaran data elektronik (EDI)

·         Hubungan EDI yang umum & Standar EDI

Yang terstruktur dan dapat dibaca oleh mesin secara langsung dari komputer ke komputer lain di antara beberapa relasi perusahaan. Hubungan EDI umumnya membentuk kaitan antara perusahaan dengan pemasoknya serta pelanggan. Dalam EDI memungkinkan terjadinya transfer dana secara elektronik sehingga memudahkan proses transaksi. Ada dua standar utama EDI, yaitu : The American National Standards Institute standar ASC X 12 (Amerika Utara), The EDIFACT International Standards (Eropa)

·         Tingkat penerapan EDI

1.      Pemakai tingkat satu : hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.

2.      Pemakai tingkat dua : banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang.

3.      Pemakai tingkat tiga : aplikasi komputer disesuaikan dengan standart EDI. Tujuan tingkat satu dan dua adalah mengubah dokumen kertas menjadi dokumen elektronik. Tingkat penggunaan ini digambarkan sebagai pendekatan pintu ke pintu, karena hanya mempengaruhi komunikasi data dan bukan aplikasi.

·         Manfaat EDI

 Manfaat EDI secara Umum adalah:

1.        Mengurangi kesalahan

2.        Mengurangi biaya

3.        Meningkatkan efisiensi operasional

4.        Meningkatkan kemampuan bersaing

5.        Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang

6.        Meningkatkan pelayanan pelanggan

Selain itu manfaat EDI secara detail adalah:

1.      Pertukaran informasi data dapat dilakukan antar aplikasi sehingga tidak perlu re-entry data dari sisi penerima dan tidak diperlukan proses printing dari sisi pengirim.

2.      Penyampaian atau penerimaan informasi dari dokumen lebih cepat dan aman, sehingga pelayanan dapat segera diperoleh tanpa perlu datang ke kantor.

3.      Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dengan mendukung terbentuknya electronic trading dan EDI merupakan pertukaran data elektronik yang telah disepakati.

E.     Teknologi perdagangan melalui jaringan elektronik

Perdagangan melalui Jaringan Elektronik transaksi bisnis yang menggunakan akses jaringan, sistem berbasis komputer, dan jaringan internet mempunyai jaringan elektronik ada 2 jenis :

1.      Business-to-Customer (B2C)

Perdagangan melalui jaringan elektronik yang berkenaan dengan transaksi antara sebuah perusahaan dengan pemakai akhir dari produk.

2.      Business-to-Business(B2B)
Perdagangan melalui jaringan elektronik yang berkenaan dengan transaksi antara perusahaan-perusahaan yang tidak melibatkan pemakai akhir dari produk.

Pilihan Teknologi :

1.       Sambungan Langsung (direct connectivity), bekerja sama dengan penyedia jasa telekomunikasi

2.       Jaringan Bernilai Tambah ( value-added network), jaringan ini disediakan oleh penjual yang bukan hanya menyediakan sirkuit tetapi juga menyediakan banyak jasa yang diperlukan untuk menggunakan sirkuit itu bagi EDI.

3.       Internet, memungkinkan suatu jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang tetapi juga mencakup para pelanggan.

Source :

1.       http://endypardamean92.blogspot.com/2012/01/e-commerce.html

2.      http://arlanwidiantara.blogspot.com/2011/09/perdagangan-melalui-jaringan-elektronik.html

Read More